理帳報稅

入帳事件

入帳戶口

(借方Dr.)

入帳戶口

(貸方Cr.)

東主注資

銀行帳戶

Bank a/c

資金帳戶

Capital a/c

東主提款私用

東主往來戶

Owner's current a/c

銀行帳戶

Bank a/c

購買貨車

貨車戶

Lorry a/c

銀行帳戶

Bank a/c

以支票購貨

購貨戶

Purchases a/c

銀行帳戶

Bank a/c

以賒帳購貨

購貨戶

Purchases a/c

供應商帳戶

Creditor a/c

支票還款給供應商

供應商帳戶

Creditor a/c

銀行帳戶

Bank a/c

以現金銷貨

現金帳戶

Cash a/c

銷貨戶

Sales a/c

將現金存入銀行

銀行帳戶

Bank a/c

現金帳戶

Cash a/c

以賒帳銷貨

顧客帳戶

Debtor a/c

銷貨戶

Sales a/c

收到顧客的支票

銀行帳戶

Bank a/c

顧客帳戶

Debtor a/c

以支票交租

租金戶

Rent a/c

銀行帳戶

Bank a/c

以支票支薪給僱員

薪金戶

Wages a/c

銀行帳戶

Bank a/c

以現金購買文具

文具戶

Stationery a/c

現金帳戶

Cash a/c

以現金支付汽油費

汽油費

Motor expenses a/c

現金帳戶

Cash

以支票購買電腦

電腦戶

Computer a/c

銀行帳戶

Bank a/c

以賒帳購買辦公室傢俱

傢俱戶

Furniture a/c

商行帳戶

Vendor a/c

以支票支付商行帳戶

商行帳戶

Vendor a/c

銀行帳戶

Bank a/c

以現金支付維修費

維修費戶

Repairs a/c

現金帳戶

Cash a/c

由銀行提取現金

現金帳戶

Cash a/c

銀行帳戶

Bank a/c

顧客陳大文破產

壞帳戶口

Bad Debt a/c

陳大文帳戶

Debtor CW Chan

由以上入帳例子可見,借方(debit)的入帳,表示：資本性支出(亦即資產)的增加,或者是營運性支出(主要是購貨和日常費用) 的增加,或者是負債減少,或者是資金減少,又或者是收入減少。而貸方(credit)的入帳,表示：資本性支出(亦即資產)的減少,或者是營運性支出(主要是購貨和日常費用) 的減少,或者是負債增加,或者是資金增加,又或者是收入增加。

以上入帳方法,可以由以下會計程式(accounting equations)解釋：

由於每一項入帳事件(transaction)都分別在借方(debit)及貸方(credit) 各自記錄一次,所以：借方(debit) =貸方(credit)。
在會計學上,資產(asset)被定為借方(debit)的,那麼負債(liability)被會自然地定為貸方(credit)了。
一個人的財產淨值(net worth),就是他所有的資產減去他所有的負債。一個生意的淨值,在會計學上叫做資金(capital),它也就是將生意上所有的資產(total assets)減去所有的負債(total liabilities),所以：資金(capital) =資產(total assets) - 負債(total liabilities)。
從另一角度,可以將第3條的會計程式(accounting equation) 看為：資產(total assets) = 資金(capital) +負債(total liabilities)。在會計學上,資金(capital)視為公司虧欠東主的款額,而負債(total liabilities)視為公司虧欠其他人的款額,所以兩者都是屬於貸方(credit)的。因此,當公司有收入(revenue)或盈利(profit)時,公司對東主的虧欠就會增加了,所以,所有有關收入或盈利的入帳,都是屬於貸方(credit)的,而當公司有支出(expense)或損失(loss)時,公司對東主的虧欠就會減少,所以,所有有關支出或損失的入帳,都是屬於借方(debit)的。這種將公司和東主視為兩個人的會計概念,叫做：separate entity concept。

以下圖表,簡單概括了複式記帳的原則：

借方(debit):

資產(asset)

支出(expense)或損失(loss)

貸方(credit):

資金(capital) 或負債(liability)

收入(income)或盈利(profit)

由於每一個帳戶(account)都分為兩半：借方debit和貸方credit,所以,為了方便計算,我們會不時將借方的總數和貸方的總數互相抵銷,以找出帳戶的結餘額(balance),這個做法,在會計上稱之為帳戶結算(balancing off account)。以前,由於帳目是以人手處理,所以會大概每月結算一次。現在,由於會計工作大多由電腦處理,所以會逐個會計交易(accounting transaction)之後都替帳戶結算一次。

年終結帳(year end closing)

為了計算盈利或虧損,和填寫報稅表,所有公司都會在會計年度結束時結帳(俗稱年底埋數)。至於何謂年底,大部份小型公司會選擇在每年3月31日,因為這個日子配合了稅務局的課稅年度(year of assessment),所以會方便了報稅和填報其他政府文件。

至於如何計算盈利或虧損,在會計上,我們需要編製一個特別的帳戶,叫做損益表(profit and loss account)。損益表有特定的格式(請參看下表)。其入帳原理,其實並不複雜,就是將所有收入的帳戶(revenue accounts)的貸方結餘(credit balance),透過借方的抵銷記帳(debit entry),轉到損益表的貸方去,另外,按同一道理,將所有支出的帳戶(expenses accounts)的借方結餘(debit balance),透過貸方的抵銷記帳(credit entry),轉到損益表的借方去。然後,透過帳戶結算(balancing off account),找出損益帳的結餘,如果收入的總額大過支出的總額,其貸方結餘(credit balance)便是純利(net profit),反之,如果支出的總額大過收入的總額,其借方結餘(debit balance)便是虧損(net loss)。在會計學上,純利或虧損都會轉到東主的資金戶(capital account)或東主的往來戶(current account)去。

常用的損益表格式：

永富公司
損益表 (2004年4月1日至2005年3月31日)

銷貨收入		1,000,000
減: 銷貨成本
年初存貨	50,000
全年購貨	550,000
	-------
	600,000
減: 期本末存貨	100,000
	-------	500,000
		-------
毛利		500,000

減: 營運支出
租金	120,000
差餉	4,000
員工薪酬	8,000
文具	500
運貨費用	1,000
維修費用	200
電腦耗才	200
郵費	100
電費	3,000
水費	1,000
管理費	12,000
呆壞帳	12,000
折舊	8,000
	-------	170,000
		-------
純利		330,000
		=======

一般來說,固定資產的每年折舊(deprecation)是以直線遞減(straight line method)的方法計算。舉例說,辦公室傢俱的購入價(purchase cost)是$40,000,假設傢俱大概可用五年,那麼,每年的折舊率(depreciation rate)為20%,而每年的折舊即為$8,000 ($40,00 * 20%)。

折舊的入帳方法為：Dr. 損益帳 (profit and loss account) Cr. 折舊撥備帳(provision for depreciation)。而折舊撥備帳的滾存額(balance)會在資產負債表(balance sheet)內的有關資產的價值內扣除,見下表。

在大多數情況下,純利(net profit)是計算應課稅利潤(assessable profit)的起點：要算出應課稅利潤,通常就是將損益表上的純利,加上不能扣稅的支出,然後減去不須課稅的收入。至於損益表上的折舊,正確的調整方法是將折舊加回(add back)純利內,然後再減去依稅例計算的折舊免稅額(depreciation allowance)。但如果公司的每年營業額少於五十萬元,稅務局通常不作是項調整,因為長遠來說,會計上的折舊總額和依稅例計算的折舊免稅額額,其總額是相同的。

根據現代會計準則(modern accounting practice),年終結帳(year end closing)必須包括編製資產負債表(balance sheet)。簡單來說,資產負債表就是將年終埋數後的帳册內的所有資產帳(assets accounts),負債帳(liabilities accounts)和資金帳(capital accounts)等帳戶的結存,根據下列表格列出來。

常用的資產負債表格式：

永富公司
資產負債表 (2005年3月31日)

固定資產
公司車輛	30,000
減: 折舊撥備	17,000
	------	13,000

辦公室傢俱	15,000
減: 折舊撥備	8,000
	------	7,000
		------
		20,000
流動資產
存貨	50,000
應收帳	86,000
銀行存款	120,000
現金	4,000
	-------
	260,000
減: 流動負債
應付帳	60,000
	-------	200,000
		-------
		220,000
		=======
資金滾存
期初結存		190,000
加: 純利		330,000
		-------
		520,000
減: 東主提款		300,000
		-------
		220,000
		=======

在會計學上,損益表是一個帳目(account),是複式記帳系統(double entry system)的其中一部份。但損益表則不是一個帳目,亦不是複式記帳系統的其中一部份,而只是一張列出在年終結帳後的所有資產和負債的表。

現金及銀行帳目

對一個小型業務來說,現金及銀行紀錄,是最重要的業務紀錄,而所謂保存業務紀錄(keeping business record),就是要編製正確及完備的現金及銀行帳目。事實上,小型業務的大部份的會計交易,都會直接或間接牽涉到現金或銀行帳目。因此,能夠清楚及詳細紀錄現金及銀行收支,就差不多已經符合了稅例的保存業務規定了。

要清楚及詳細紀錄現金及銀行收支,第一步必須要做的,就是公私分明,亦即是將業務上的收入和開支,獨立分開處理,不要將私人和公司的收入和開支混合。因此,納稅人需要為業務開設獨立的銀行戶口,以處理公司業務,除了在年終時或特別情況下,平時盡可能不要在業務的銀行戶口內處理非業務性的交易,同時,亦不要在私人的銀行戶口內處理業務性的交易。倘若業務的銀行戶口的存款不足,你應該先由私人的銀行戶口提取款項,然後存到業務的銀行戶口內,然後再從業務的銀行戶口支付業務的開支,而不要直接由私人的銀行戶口支付業務開支。如果公私分明,現金及銀行帳目的可信性便會大大提高了,而由這些帳目編製的損益表便會容易被稅局接納,即使遇上了稅局抽查或調查,納稅人亦會容易準確地回答他們的查問,這樣,便會大大減少你的稅務煩惱了。

第二步要做的,就是開立一本現金及銀行帳簿(cash book)。所謂現金及銀行帳簿,就是將現金帳(cash account)和銀行帳(bank account)合併處理。現金及銀行帳簿的資料需要時刻不斷更新。依據複式記帳法,現金帳的借方(debit side)是紀錄收入的,而貸方(credit side)則是紀錄支出的。

常用的現金及銀行帳簿格式：
　

現金帳
				借方(debit)		貨方(credit)
日期	摘要	支票號碼	頁數	現金	銀行	現金	銀行
Jan 1	結存		b/f	3,000	200,000
Jan 1	提取現金	7510	C	10,000			10,000
Jan 3	購貨		GL03			3,000
Jan 5	銷貨		GL02	2,000
Jan 10	文具		GL12			100
Jan 11	薪金	7511	GL13				500
Jan 12	供應商 A	7512	PL01				3,000
Jan 12	客戶 X		SL01		5,000
Jan 13	二手車	7513	GL20				30,000
Jan 18	汽車維修	7515	GL14				500
Jan 20	客戶 Y		SL02		8,000
Jan 21	供應商 B	7514	PL02				7,000
Jan 23	汽油費		GL15			300
Jan 24	郵費		GL16			100
Jan 24	客戶 Z		SL03		30,000
Jan 25	供應商 C	7516	PL03				10,000
Jan 31	結存		c/f			11,500	182,000
	總額			15,000	243,000	15,000	243,000

註釋

日期：會計交易發生的日期。
摘要：解釋有關交易。
支票號碼：有關提款的支票號碼。
頁數：紀錄另一記帳戶(the account posted)的所在頁數(folio)。c/f (carried forward)表示有關交易的另一記帳戶是同一帳戶的下一頁,如果是同一頁,則用c/d (carried down)。b/f (brought forward)則表示有關交易的另一記帳戶是同一帳戶的上一頁,如果是同一頁,則用b/d (brought down)。

納稅人必須保留所有交易文件,以解釋及證明現金帳內的交易。如果納稅人將交易文件以電腦掃瞄(scan)檔案儲存,他可以不用保留交易文件的正本。但對中小型業務來說,用電腦掃瞄檔案來儲存文件,是會更加費錢和費力的。

即使納稅人經常理帳,但現金帳的結存和銀行月結單(bank statement)的結存,亦未必相同。原因通常有幾個：可能是發給供應商的支票未經提取(unpresented cheque),可能是銀行扣起的費用(bank charges)未入帳,可能是銀行退票(dishonoured cheque)...等。當納稅人收到銀行月結單時,應即時核對,以找出差異的原因,如果是收支未入帳,便應立即入帳,如果是發出的支票未經提取,便應記下有關支票,以便將來對數之用。這個理帳做法,在會計學上,叫做銀行對數(bank reconciliation) 。

在稅務上,銀行月結單是極之重要的文件,它可以證明帳目的完整性和準確性,因此,納稅人必須妥善保存所有銀行月結單至少七年。如果納稅人遺失了銀行月結單,而又不幸地給稅局抽查,那麼,他便需要向銀行索取了,而銀行通常會收取十分昂貴的費用呢！此外,由於納稅人未能及時提供銀行月結單,稅局或會不信任納稅人的會計紀錄,因而要求更多資料或作更深入的調查,那就不好了。

購貨的記帳方法

在稅務來說,購貨(purchases)記帳的基本原則,是能夠清楚解釋並證明損益表上的購貨支出,和資產負債表上的應付帳額(accounts payables)。另外,購貨記帳,亦要能夠清楚計算出期初存貨(opening stock),以及期末存貨(closing stock)的價值。在會計實務上,很多納稅人會先用購貨日記簿(purchases journal)去紀錄所有非即時付款的購貨(non-cash purchases),而即時付款的購貨(cash purchases),則會記錄在現金帳(cash book)內。

常用的購貨日記簿格式：

購貨日記簿
日期	供應商	P.O. No.	頁數	金額
Jan 10	A Ltd.	3022	PL12	200,000
Jan 18	陳三記	2023	PL28	70,000
Jan 25	大福公司	3024	PL03	38,000
Jan 27	C & D	3025	PL19	22,000
	總額 – 轉入購貨帳		GL03	330,000

註釋

日期：交易發生的日期。
供應商：寫下供應商的名稱。
P.O. No.：購貨訂單的號碼。
頁數：紀錄供應商帳戶(creditor account)的所在頁數,或購貨帳(purchases account)的所在頁數。這個紀錄在有關記帳時(account posting)完成後始會填寫。
金額：寫下有關購貨交易的總支出。
一般來說,總額轉入購貨帳(purchases account)會在每月結數時(month end closing)時做,而在年結(year end closing) 時,會將購貨帳(purchases account)的全年購貨總支出轉入損益表(profit and loss account)內。

納稅人必須保留所有單據,包括：購貨訂單、發票、付款收條等,以證明損益表內的全年購貨總支出。

應付帳册(purchases ledger)

應付帳册就是將所有應付帳(accounts payable)放在一個帳册(ledger)之內。換句話說,應付帳册就是紀錄了每個供應商的購貨,退貨以及付款紀錄。每個供應商都會有一個獨立的帳戶,通常每個月尾會結數,以找出每個帳戶的結欠額(credit balance),如果是以電腦處理帳目,納稅人可以隨時知道有關結欠額。

常用的應付帳格式：

供應商 - A Ltd.
Date	摘要	頁數	借方Debit	貸方Credit
Jan 01	結欠	b/f		10,000
Jan 10	購貨	PJ01		200,000
Jan 18	銀行付票	CB01	3,000
Jan 31	結欠	c/f	207,000
			210,000	210,000

存貨盤點及估值(stocktaking & stock valuation)

存貨盤點(stocktaking)及存貨估值(stock valuation),會直接影響銷貨成本(cost of goods sold)以及銷貨毛利(gross profit)。原因是在會計期末(year end)時未經出售的存貨(closing stock),會從購貨支出(purchases)內扣除,以計算出有關會計年度的銷貨總成本,而銷貨毛利就是將銷貨總收入(sales)減去購貨支出(purchases)。舉例說：某公司在1月1日開業,在12月31日結帳,全年銷貨收入為$1,200,000,全年購貨支出為$1,000,000,而在12月31日仍有20%之全年購貨未出售,那麼,期末存貨為$1,000,000 * 20% = $200,000,全年的銷貨成本為$1,000,000 - $200,000 = $800,000,而全年的銷貨毛利則為$1,200,000 - $800,000 = $400,000。這個期末存貨會成為下個會計年度的期初存貨(opening stock),而加入下年度的銷貨成本之內,換言之,下年度的銷貨成本,就是：期初存貨加購貨支出減期末存貨。

有關存貨在捐益表的計算格式,請參閱本章前列的[常用的損益表格式]。

在會計學上,有關存貨的記帳方法如下：
第一步：將上年度的期末存貨從存貨帳戶(stock account)轉到損益表裏,亦即是Cr. 存貨帳戶Dr.損益表。
第二步：將今年度的期末存貨從損益表內的購貨支出扣除,而轉到存貨帳戶內,亦即是Cr.損益表(由購貨支出內扣除) Dr.存貨帳戶。
第三步：將今年度的期末存貨在資產負債表內列出。有關存貨在資產負債表內的格式,請參閱本章前列的 [常用的產負債表格式]。

常用的存貨帳格式：

存貨帳
日期	摘要	頁數	借方Debit	貸方Credit
Jan 01	結存	b/f	50,000
Dec 31	損益表(期初存貨)	GL90		50,000
Dec 31	損益表(期末存貨)	GL90	100,000
Dec 31	結存	c/f		100,000
			150,000	150,000

因為存貨值會直接影響盈利的計算,所以稅局會經常查問納稅人如何計算存貨值。按稅局的規定,納稅人必須紀錄存貨盤點的資料,包括：點貨日期、貨物細節及數量、以及存貨值的計算方法,並保留有關紀錄至少七年。

銷貨的記帳方法

在稅務來說,銷貨(sales)記帳的基本原則,是能夠清楚解釋並證明損益表上的銷貨總收入(sales)和資產負債表上的應收帳總額(accounts receivables)。在會計實務上,很多納稅人會用銷貨日記簿(sales journal)去紀錄所有非即時收款的銷貨(non-cash sales),而即時付款的銷售(cash sales),則會記錄在現金帳(cash book)內。

常用的銷貨日記簿格式：

銷貨日記簿
日期	客戶	S.I. No.	頁數	金額
Jan 10	X Ltd.	712	SL12	300,000
Jan 18	Li & Co.	713	SL20	70,000
Jan 25	黃成記	714	SL31	30,000
Jan 27	B W & D	715	SL17	430,000
	總額 – 轉入銷貨帳		GL02	830,000

註釋

日期：交易發生的日期。
客戶：寫下客戶的名稱。
S.I. No.：銷貨單的號碼。
頁數：紀錄客戶帳戶(debtor account)的所在頁數,或銷貨帳(sales account)的所在頁數。這個紀錄在有關記帳時(account posting)完成後始填寫。
金額：寫下有關銷貨交易的淨收入。
一般來說,總額轉入銷貨帳(sales account)會在每月結數時(month end closing)時做,而在年結(year end closing) 時,會將銷貨帳(sales account)的內全年銷貨總收入轉入損益表(profit and loss account)內。

納稅人必須保留所有銷貨單據,包括：訂單、發票、收據等,以證明損益表內的全年銷貨總收入。

應收帳册sales ledger

應收帳册就是將所有應收帳(accounts receivable)放在一個帳册(ledger)之內。換言之,應收帳册就是紀錄了每個客戶的購貨,退貨以及付款紀錄。每個客戶都會有一個獨立的帳戶,通常每個月尾會結數,以找出每個帳戶的結欠額(debit balance),但如果是以電腦處理帳目,納稅人則可以隨時知道有關結欠額。
常用的應付帳格式：

客戶 - X Ltd.
Date	Particulars	Folio No.	Debit	Credit
Jan 01	結餘	b/f	50,000
Jan 10	銷貨	SJ01	300,000
Jan 18	銀行收票	CB01		200,000
Jan 31	結餘	c/f		150,000
	Total		350,000	350,000

員工薪酬 salaries and wages

很多時,一個業務經營者會是一個僱主。一個僱主有很多法律責任。以稅務角度來看,編製及保存良好員工紀錄,不單只是稅務法例及其他法例的規定,而且是會計結帳的必須步驟。

在稅務法例裏,僱主有以下的法律責任：

第52(2)條：每年為「可能繳稅僱員」向稅局報稅,可能繳稅的僱員是指那些入息超過「須繳稅入息」的僱員,即其入息總額超過基本免稅額的僱員,如果受僱期間不足一年,須繳稅入息應將免稅額按受僱日數佔全年日數比例計算,而報稅是指向稅局呈交「僱主為僱員填報薪酬表格IR56B」。稅局每年4月初會向所有商業登記註冊的業務經營者發出表格。

第52(4)條：僱主須為每名新聘的「可能繳稅僱員」時,須在聘任日起超三個月內,向稅局呈交表格IR56E。

第52(5)條：在終止聘任每名「可能繳稅僱員」時,須在結束聘任日前一個月,向稅局呈交表格IR56F。

第52(6)&(7)條：在終止聘任每名「可能繳稅僱員」時,如該名職員可能會長期離港,須在離港前一個月,向稅局呈交表格IR56G,同時,由通知日起,僱主不能向僱員發放任何工資,直至收到稅局書面通知,才可發放工資。惟這項規定,不適用於須經常離港的僱員。

稅局會不時抽查納稅人的員工薪酬紀錄,並會要求納稅人提供以下資料：

1. 僱員的姓名,地址,身份證號碼
2. 僱員的職位及職務
3. 受僱期間
4. 僱傭合約、職位申請表格、應聘信...等文件副本
5. 工資發放日期及金額
6. 工資性質及計算單據
7. 支付工資及員工簽收紀錄

如果稅局對納稅人呈報的員工酬金懷疑,稅局會派稅務督察(tax inspector)到納稅人的營業地點,審查員工紀錄。倘若納稅人的員工紀錄不全,稅局可能會拒絕員工薪酬扣稅。倘若稅局認為納稅人填報的員工紀錄、薪酬或工作是虛構的,稅局可能會以刑事罪名檢控納稅人,而一經定罪,可被重罰,甚至入獄。

員工薪酬的會計記帳方法,會因應不同行業及規模,而有所改變,但一般來說,納稅人須為所有員工薪酬開設一個帳戶,名為：薪金及工資帳(Salaries and wages account),以紀錄所有薪金及工資的支出。以複式記帳來說,支付薪酬的入帳法為：Dr. 薪金及工資帳Salaries and wages account Cr. 銀行或現金帳Bank or Cash account。到了年終結帳,就將薪金及工資帳內的總支出,轉到損益表內的員工薪酬支出。

外判支出payment of subcontractor fee

稅局要求每名納稅人,須為「外判」支出報稅。所謂外判支出,就是支付非僱員人士之工作酬金。而報稅,是指納稅人每年須向稅局呈報「支付薪酬給僱員以外人士表格IR56M」,稅局要求納稅人,須就支付每名非僱員人士超過二十五萬元的酬金報稅,倘若納稅人沒有履行該項責任,稅局可能會不予外判支出扣稅。報稅所需資料包括：收款人姓名、地址、商業登記號碼或身份證號碼、工作性質及期間。此外,稅局亦會不時要求納稅人提供工作合約副本,及有關付款紀錄。

外判支出記帳方法：一般來說,納稅人須為外判支出開設一個帳戶,名為：外判支出帳(Subcontractor fee account),以紀錄所有外判支出。以複式記帳來說,支付外判支出入帳法為：Dr. 外判支出帳Subcontractor fee account Cr. 銀行或現金帳Bank or Cash account。到了年終結帳,就將外判支出帳內的總支出,轉到損益表內的外判支出項目。

佣金支出payment of commission

稅局要求每名業務經營者,在填報利得稅表時,須為佣金支出提供詳細資料,包括：收款人姓名、地址、商業登記號碼或身份證號碼、工作性質及期間。此外,稅局亦會不時抽查有關檔案,要求納稅人提供合約副本,及有關付款紀錄。如果納稅人不能提供所需資料,稅局可能會不予佣金支出扣稅。

佣金支出記帳方法：一般來說,納稅人須為佣金支出開設一個帳戶,名為：佣金支出帳(commission account),以紀錄所有佣金支出。以複式記帳來說,支付佣金的入帳法為：Dr. 佣金支出帳commission account Cr. 銀行或現金帳Bank or Cash account。到了年終結帳,就將佣金支出帳內的總支出,轉到損益表內的佣金支出項目。

呆壞帳bad debts與呆壞帳撥備provision for bad debts

一般來說,所有與業務有關的呆壞帳都可以扣稅,而那些因應很久未能付帳而作出的特定呆壞帳撥備(specific provision for bad debts)也可扣稅。

在稅務上,所謂特定呆壞帳撥備,是指那些可以清楚確定身份的呆壞帳,而一般根據納稅人個往經驗而作出的呆壞帳撥備(general provision for bad debts),由於這些支出的法律責任沒未出現(legal liability not yet incurred),所以不能扣稅。

為了確定呆壞帳已為賺取應課稅利潤而招致(incurred),稅局可能會要求納稅人提供以下資料：

1. 有關客戶的名字及地址
2. 引致欠帳的交易詳情
3. 有關交易的日期
4. 有關交易的收入曾否計入應課稅收入之內
5. 納稅人曾否追收欠帳及有關證明

呆壞帳記帳方法：Dr. 呆壞帳bad debts account Cr. 有關客戶的帳戶debtor account。到了年終結帳,就將呆壞帳內的總數,轉到損益表內的呆壞帳項目。

呆壞帳撥備記帳方法：Dr.損益表(呆壞帳撥備) Cr. 呆壞帳撥備bad debts account --- 撥備會根據資料及經驗來決定。到了下一年,有關撥備會撥回捐益內,對銷下一年的呆壞帳,另外,亦會為該年度(即一年)從新根據當時的資料及經驗來重新撥備。

購買傢俱、儀器、機械Purchase of furniture, equipment, machinery

在稅務上,傢俱、儀器、機械、汽車、冷氣機...等都屬於裝置及機械(plant and machinery) ,都可以獲得期初及期末免稅額。有關如何計算期初及期末免稅額,請參閱本書第三章[利得稅貼士] 。而在會計學上,上述資產都屬於固定資產,因而需要為它們開設獨立的帳戶。

為了方便申請免稅額,納稅人最好編製一本[固定資產册],紀錄購置及出售的資料,此外,納稅人亦須保留所有購置及出售的單據,以備稅局查閱。

常用的固定資產册格式：

資產摘要	購買日期	金額	售出日期及金額
寫字枱	5-1-2007	5,000
沙發	5-1-2007	3,000
電腦	8-7-2007	25,000
汽車 HK2078	5-11-2007	80,000

固定資產記帳方法：Dr. 固定資產戶Fixed asset account Cr.有關的供應戶debtor account或者銀行現金帳Bank and Cash account。

在會計學上,每年需會為固定資產作出折舊撥備,一般來說,折舊撥備會用直線減值方法(straight line method)：假設汽車的估計可用期為五年,那麼,每年的撥備就是20%了,以買入價$80,000計算,每年的撥備就是$16,000。折舊撥備的記帳方法是：Dr. 損益表Profit and Loss Account Cr. 折舊撥備帳Provision for depreciation account。在損益表內,折舊撥備是一項支出,而在資產負債表內,有關固定資產的帳面值,是買入價減去歷年來所作出的折舊撥備。

在計算應課稅利潤時,損益表內的折舊撥備會加回利潤內,然後,再減去稅務上的折舊免稅額,換句話說,即是以折舊免稅額取代會計學上的折舊撥備了。

沒有會計記帳,納稅人如何報稅？

雖說稅務法例規定納稅人必須保持業務紀錄,以清楚計算出應課稅利潤(assessable profit),但是,在現實裏,總會有些自僱人士(self-employed person),由於資源所限,沒有為他的業務建立一個會計記帳系統(accounting system)。

雖說違反保持業務紀錄規定,可招致最高罰款十萬元,但在實務上,基於自僱業務性質,加上營業額不高,與及利潤低微 --- 在個人入息課稅(personal assessment)內的稅款可能只是數千元 --- 在這些情況下,若納稅人不在報稅表內申報他的應課稅利潤,稅局一般只會向納稅人發出估稅(estimated assessment),來代替違反保持業務紀錄規定的檢控,因為法庭對營業不多的自僱人士罰款,一般也只是數百元。

稅局的估計利潤(estimated profit),很多時是以電腦根據以往紀錄而向上調整的約數,有時,亦會是評稅員的任意猜測。但這些估計利潤,很多時會高於納稅人的實際利潤。因此,與其給稅局任意估計,納稅人何不自己根據紀錄和經驗,去估算自己的收入和支出,然後編製損益表和資產負債表來報稅呢？

由於每個納稅人的業務性質和業務紀綠不同,所以,我以下建議的估算方法,只能用作一般參考。

在會計記帳系統內,一般是先編製損益表(profit and loss account),然後才做資產負債表(balance sheet)的。但在沒有會計記帳的情況下,納稅人最好先編製資產負債表,然後才做損益表。

要編製資產負債表,就要找出在年結日(accounting year end day)公司的所有資產(assets)和所有負債(liabilities)的款額。以自僱人士來說,公司的資產款額,一般是：銀行存款(bank accounts)、應收帳款(account receivables)、存貨(stock in trade)、和生財工具(fixed assets)：如汽車、電腦、傢俱)。

各項資產的估算方法如下；

1. 銀行存款：根據銀行簿及月結單,找出年結日的結存額。
2. 應收帳款；根據銷貨紀錄,找出年結日欠帳的客戶及其款額。
3. 存貨；根據觀察及經驗,列出存貨種類、數量、及其款額。
4. 生財工具；根據觀察及單據,列出資產名稱及其款額。

公司的負債,主要是銀行貸款和應付貨款。前者可以根據銀行月結單,而後者,可以根據買貨紀錄,找出年結日尚欠的供應戶及其款額。

將資產總額(total assets)減去負債總額(total liabilities),就可以找出年結日的資金帳結餘額(capital account balance)。依照同樣方法,亦可以找出年初的資金帳結餘額。若年初的資料不足,可以用年結日的款額,然後根據經驗作調度的調整,以估計年初的款額。

然後,將結日的資金帳結餘額,減去年初的資金帳結餘額,再加上由業務花去的估計全年生活開支,那就是納稅人估計的業務純利(net profit)了。

然後,根據納稅人的經驗,估計年內的每項業務支出,然後,再將業務支出加上純利,就是公司的估計毛利(gross profit)了。

然後,根據納稅人的經驗,估算毛利率(gross profit margin)；即是平均貨物的賣價減去平均成本價 / 平均貨物賣價。

然後,以估算毛利率計算全年的銷貨收入(sales),及全年銷貨成本(cost of goods sold)。而全年買貨支出(purchases),就是將全年銷貨成本,加上年結日存貨款額(closing stock),減去年初存貨款額(opening stock)。

這麼,納稅人就可以在沒有會計記帳的情況下,找出應課稅利潤,營業總額,並編製出損益表和資產負債表了。

會計貼士總結

總括來說,一個簡單的會計系統,就是包括了：現金簿Cash Book、購貨日記簿Purchases Journal、應付帳册Purchases Ledger、銷貨日記簿 Sales Journal、應收帳册Sales Ledger、總帳General Ledger(以紀錄及存放除購貨及銷貨外的所有帳戶)。

如果銷貨交易眾多,納稅人可以考慮購買坊間的電子會計系統軟件,來處理帳目。但納稅人除了要考慮軟件的價錢外,還需考慮電腦入帳所需要的時間和精力。而當營業額逐漸增加時,納稅人就必須考慮聘用會計員來處理日常帳目了。

無論納稅人是用什麼會計系統,他都必須保留交易的原始文件及單據(source documents),以備稅局查閱。