Raymond Yeung Tax Consultant * former IRD Assessor

飛鴻稅務顧問  *  前稅務局評稅主任楊輝洪主理

恆生銀行戶口 Hang Seng Bank * 385 599279 883

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小生意如何理帳報稅

根據稅務條例第51C條,所有經營業務的人士,必須編制符合稅例的帳目,違者可遭檢控,最高罰款為十萬元。

什麼是符合稅例的帳目?簡單來說,就是有關帳目(accounting record)必須能清楚計算出應課稅溢利(assessable profits),同時,帳目必須附有足夠的業務紀錄(sufficient business record),解釋帳目。納稅人必須保存會計帳目及業務紀錄至少七年 --- 以有關交易日期起計。

根據稅例,業務紀錄(business record)包括:

  1. 收支紀錄(record of receipts and payments)。

  2. 有關收支紀錄的文件及單據,如:銀行戶口月結單(bank statements)、收支單據(vouchers)、買貨單(purchase orders)、售貨單(sales invoices)...等等。
    資產(assets)及負債(liabilities)的詳細紀錄。

  3. 有關資產及負債的文件及單據。

  4. 每個客戶(customer)及供應商(supplier)的詳細交易紀錄。

  5. 每年盤點存貨的紀錄,以及期初和期末存貨值的計算方法。

基於業務性質,從事現金零售業Cash retail businesses的納稅人不需紀錄顧客的資料,但除了是項豁免,其他有關保存業務紀錄的規定,必須全部遵守。

如果納稅人的紀錄不全,稅局除了可以檢控納稅人外,還可以向納稅人發出估稅。此外,根據稅務條例第68(4)規定,在反對評稅時,納稅人必須提出證據以證明評稅不對,所以,在沒有足夠的帳目及紀錄的情況下,納稅人便難以推翻估稅。因此,沒有依稅例保持業務紀錄及編製帳目,吃虧的始終是納稅人。

對於大公司來說,他們通常會聘請會計師或會計從業員來編製帳目。另外,根據公司法例,有限公司的帳目必須經核數師審核。基於專業守則,這些專業會計從業員必須根據一般公認的會計準則(generally accepted accounting principles)去編製或審核帳目。故此,以稅務的要求來說,這些大公司的帳目當然會符合了稅務條例的規定。

惟對於一些自僱人士或小生意東主來說,能夠聘請會計師來編製帳目,當然是最理想不過了。但這樣做,自然會增加支出,因此,如果業務盈利不高,這些額外支出便會對納稅人構成沉重負擔。為了節省支出,納稅人如有時間和精力的話,他是可以自己理帳的。以下就是我給你的理帳貼士。

首先,納稅人要問:究竟需要怎麼樣的會計制度?這個答案,當然因人而異,亦因生意的性質和規模而異。舉例來說,一間規模很小的花店,每年營業額不超過五十萬元,而盈利只有十多萬元,在這情況下,若果納稅人申請個人入息課稅(personal assessment),在扣除免稅額(personal allowances)及各種扣稅額(deductions)後,他可能不用交稅,而就算交稅,稅款亦只會是數百元,在這種情況下,他的所謂會計制度,可能只是幾個盛載單據和銀行月結單的紙袋,而每年結帳,就是將單據分門別類,然後用計算機將各項收入和支出加起來,然後就編制損益表(profit and loss account)和資產負債表(balance sheet)了,之後,就可以填寫報稅表(tax return)了。根據稅局的規定,如果業務的每年營業收入不起過五十萬元,納稅人在呈交報稅表時,不須同時呈交損益表和資產負債表。事實上,因為涉及稅款不多,稅局通常不會抽查這些小生意,而即使抽查,納稅人亦只需將收支紀錄和銀行存款等項目歸類,然後編制成詳細的損益表和資產負債表就可以了。

當納稅人的生意愈來愈大,盈利愈來愈高時,他的稅款便自然會愈來愈多了。這時,納稅人必須建立一個簡單的會計系統(accounting system),來紀錄他的收入、支出、資產和負債了。如果他不這樣做,而又被稅局抽查中,他就會難以解釋他在報稅表填報的利潤了。以下的會計貼士,就是為了幫助這些納稅人,建立一個簡單、實用和符合稅例的會計系統。

營運性質(revenue nature)及資本性質(capital nature)

在會計上,每一項入帳事件(又稱會計交易accounting transaction),都會區分為營運性質(revenue nature)或資本性質(capital nature)。顧名思義,營運性支出(revenue expenditure)就是在日常營運產生的支出,例如:購貨、舖租、水電...等等。而營運性收入(revenue income)就是在日常營運產生的收入,例如出售貨物、銀行利息...等等。而資本性支出(capital expenditure)就是非經常性的重要支出,例如:開業時的裝修、購買商舖、機器、貨車的支出...等等。而資本性收入(capital income)就是非經常性的重要收入,例如:由出售商標、商舖、機器、設備、運輸工具...等等的收入。

在稅務上,除非稅務條例有特別規定,會採用下列原則:
1. 營運性收入必須課稅
2. 資本性收入不須課稅
3. 營運性支出可以扣稅
4. 資本性支出不能扣稅

至於怎樣區分營運性質(revenue nature)或資本性質(capital nature) ,請參考本CD Rom內的Profits Tax Tips。



複式記帳系統 double entry system

現今一般使用的記帳系統(bookkeeping system),都是採用複式記帳(double entry) 。簡單來說,複式記帳就是將每一個記帳戶口(account)分為兩半:左邊叫做借方(debit),右邊叫做貸方(credit),而每一項入帳事件(transaction)都分別在兩個帳戶內各自記錄一次,亦即是總共記帳兩次:一次是借方,另一次是貸方。這種記帳系統的好處,是能夠配合稅務上及會計上的將交易區分為:營運性質(revenue nature)或資本性質(capital nature),同時,這種記帳方法,亦方便了在年結時編製損益表(profit and loss account)和資產負債表(balance sheet),此外,它也易於紀錄現金以外的會計事件(non-cash transactions)。由於複式記帳有這麼多好處,本人建議納稅人盡可能採用它。

現將一般在日常業務產業的入帳事件表列如下:

 

 

入帳事件

入帳戶口

(借方Dr.)

入帳戶口

(貸方Cr.)

 

 

 

東主注資

銀行帳戶

Bank a/c

資金帳戶

Capital a/c

東主提款私用

東主往來戶

Owner's current a/c

銀行帳戶

Bank a/c

購買貨車

貨車戶

Lorry a/c

銀行帳戶

Bank a/c

以支票購貨

購貨戶

Purchases a/c

銀行帳戶

Bank a/c

以賒帳購貨

 

 

購貨戶

Purchases a/c

供應商帳戶

Creditor a/c

支票還款給供應商

供應商帳戶

Creditor a/c

銀行帳戶

Bank a/c

以現金銷貨

 

現金帳戶

Cash a/c

銷貨戶

Sales a/c

將現金存入銀行

銀行帳戶

Bank a/c

現金帳戶

Cash a/c

以賒帳銷貨

顧客帳戶

Debtor a/c

銷貨戶

Sales a/c

收到顧客的支票

銀行帳戶

Bank a/c

顧客帳戶

Debtor a/c

以支票交租

租金戶

Rent a/c

銀行帳戶

Bank a/c

以支票支薪給僱員

薪金戶

Wages a/c

銀行帳戶

Bank a/c

以現金購買文具

文具戶

Stationery a/c

現金帳戶

Cash a/c

以現金支付汽油費

汽油費

Motor expenses a/c

現金帳戶

Cash

以支票購買電腦

電腦戶

Computer a/c

銀行帳戶

Bank a/c

以賒帳購買辦公室傢俱

傢俱戶

Furniture a/c

商行帳戶

Vendor a/c

以支票支付商行帳戶

商行帳戶

Vendor a/c

銀行帳戶

Bank a/c

以現金支付維修費

維修費戶

Repairs a/c

現金帳戶

Cash a/c

由銀行提取現金

現金帳戶

Cash a/c

銀行帳戶

Bank a/c

顧客陳大文破產

壞帳戶口

Bad Debt a/c

陳大文帳戶

Debtor CW Chan

 

由以上入帳例子可見,借方(debit)的入帳,表示:資本性支出(亦即資產)的增加,或者是營運性支出(主要是購貨和日常費用) 的增加,或者是負債減少,或者是資金減少,又或者是收入減少。而貸方(credit)的入帳,表示:資本性支出(亦即資產)的減少,或者是營運性支出(主要是購貨和日常費用) 的減少,或者是負債增加,或者是資金增加,又或者是收入增加。

以上入帳方法,可以由以下會計程式(accounting equations)解釋:

  1. 由於每一項入帳事件(transaction)都分別在借方(debit)及貸方(credit) 各自記錄一次,所以: 借方(debit) =貸方(credit)。

  2. 在會計學上,資產(asset)被定為借方(debit)的,那麼負債(liability)被會自然地定為貸方(credit)了。

  3. 一個人的財產淨值(net worth),就是他所有的資產減去他所有的負債。一個生意的淨值,在會計學上叫做資金(capital),它也就是將生意上所有的資產(total assets)減去所有的負債(total liabilities),所以:資金(capital) =資產(total assets) - 負債(total liabilities)。

  4. 從另一角度,可以將第3條的會計程式(accounting equation) 看為:資產(total assets) = 資金(capital) +負債(total liabilities)。在會計學上,資金(capital)視為公司虧欠東主的款額,而負債(total liabilities)視為公司虧欠其他人的款額,所以兩者都是屬於貸方(credit)的。因此,當公司有收入(revenue)或盈利(profit)時,公司對東主的虧欠就會增加了,所以,所有有關收入或盈利的入帳,都是屬於貸方(credit)的,而當公司有支出(expense)或損失(loss)時,公司對東主的虧欠就會減少,所以,所有有關支出或損失的入帳,都是屬於借方(debit)的。這種將公司和東主視為兩個人的會計概念,叫做:separate entity concept。

 

以下圖表,簡單概括了複式記帳的原則:

 

借方(debit):

資產(asset)

支出(expense)或損失(loss)

貸方(credit):

資金(capital) 或負債(liability)

收入(income)或盈利(profit)

 

由於每一個帳戶(account)都分為兩半:借方debit和貸方credit,所以,為了方便計算,我們會不時將借方的總數和貸方的總數互相抵銷,以找出帳戶的結餘額(balance),這個做法,在會計上稱之為帳戶結算(balancing off account)。以前,由於帳目是以人手處理,所以會大概每月結算一次。現在,由於會計工作大多由電腦處理,所以會逐個會計交易(accounting transaction)之後都替帳戶結算一次。



年終結帳 year end closing

為了計算盈利或虧損,和填寫報稅表,所有公司都會在會計年度結束時結帳(俗稱年底埋數)。至於何謂年底,大部份小型公司會選擇在每年3月31日,因為這個日子配合了稅務局的課稅年度(year of assessment),所以會方便了報稅和填報其他政府文件。

至於如何計算盈利或虧損,在會計上,我們需要編製一個特別的帳戶,叫做損益表(profit and loss account)。損益表有特定的格式(請參看下表)。其入帳原理,其實並不複雜,就是將所有收入的帳戶(revenue accounts)的貸方結餘(credit balance),透過借方的抵銷記帳(debit entry),轉到損益表的貸方去,另外,按同一道理,將所有支出的帳戶(expenses accounts)的借方結餘(debit balance),透過貸方的抵銷記帳(credit entry),轉到損益表的借方去。然後,透過帳戶結算(balancing off account),找出損益帳的結餘,如果收入的總額大過支出的總額,其貸方結餘(credit balance)便是純利(net profit),反之,如果支出的總額大過收入的總額,其借方結餘(debit balance)便是虧損(net loss)。在會計學上,純利或虧損都會轉到東主的資金戶(capital account)或東主的往來戶(current account)去。



常用的損益表格式:

永 富 公 司
損益表 (2004年4月1日至2005年3月31日)

銷貨收入

 

1,000,000

: 銷貨成本

 

 

年初存貨

50,000

 

全年購貨

550,000

 

 

-------

 

 

600,000

 

: 期本末存貨

100,000

 

 

-------

500,000

 

 

-------

毛利

 

500,000

 

 

 

: 營運支出

 

 

租金

120,000

 

差餉

4,000

 

員工薪酬

8,000

 

文具

500

 

運貨費用

1,000

 

維修費用

200

 

電腦耗才

200

 

郵費

100

 

電費

3,000

 

水費

1,000

 

管理費

12,000

 

呆壞帳

12,000

 

折舊

8,000

 

 

-------

170,000

 

 

-------

純利

 

330,000

 

 

=======

 

一般來說,固定資產的每年折舊(deprecation)是以直線遞減(straight line method)的方法計算。舉例說,辦公室傢俱的購入價(purchase cost)是$40,000,假設傢俱大概可用五年,那麼,每年的折舊率(depreciation rate)為20%,而每年的折舊即為$8,000 ($40,00 * 20%)。

折舊的入帳方法為:Dr. 損益帳 (profit and loss account) Cr. 折舊撥備帳(provision for depreciation)。而折舊撥備帳的滾存額(balance)會在資產負債表(balance sheet)內的有關資產的價值內扣除,見下表。

在大多數情況下,純利(net profit)是計算應課稅利潤(assessable profit)的起點:要算出應課稅利潤,通常就是將損益表上的純利,加上不能扣稅的支出,然後減去不須課稅的收入。至於損益表上的折舊,正確的調整方法是將折舊加回(add back)純利內,然後再減去依稅例計算的折舊免稅額(depreciation allowance)。但如果公司的每年營業額少於五十萬元,稅務局通常不作是項調整,因為長遠來說,會計上的折舊總額和依稅例計算的折舊免稅額額,其總額是相同的。

根據現代會計準則(modern accounting practice),年終結帳(year end closing)必須包括編製資產負債表(balance sheet)。簡單來說,資產負債表就是將年終埋數後的帳册內的所有資產帳(assets accounts),負債帳(liabilities accounts)和資金帳(capital accounts)等帳戶的結存,根據下列表格列出來。

 

常用的資產負債表格式:

永富公司
資產負債表 (2005年3月31日)

固定資產

 

 

公司車輛

30,000

 

: 折舊撥備

17,000

 

 

------

13,000

 

 

 

辦公室傢俱

15,000

 

: 折舊撥備

8,000

 

 

------

7,000

 

 

------

 

 

20,000

流動資產

 

 

存貨

50,000

 

應收帳

86,000

 

銀行存款

120,000

 

現金

4,000

 

 

-------

 

 

260,000

 

: 流動負債

 

 

應付帳

60,000

 

 

-------

200,000

 

 

-------

 

 

220,000

 

 

=======

資金滾存

 

 

期初結存

 

190,000

: 純利

 

330,000

 

 

-------

 

 

520,000

: 東主提款

 

300,000

 

 

-------

 

 

220,000

 

 

=======

在會計學上,損益表是一個帳目(account),是複式記帳系統(double entry system)的其中一部份。但損益表則不是一個帳目,亦不是複式記帳系統的其中一部份,而只是一張列出在年終結帳後的所有資產和負債的表。


 

現金及銀行帳目

對一個小型業務來說,現金及銀行紀錄,是最重要的業務紀錄,而所謂保存業務紀錄(keeping business record),就是要編製正確及完備的現金及銀行帳目。事實上,小型業務的大部份的會計交易,都會直接或間接牽涉到現金或銀行帳目。因此,能夠清楚及詳細紀錄現金及銀行收支,就差不多已經符合了稅例的保存業務規定了。

要清楚及詳細紀錄現金及銀行收支,第一步必須要做的,就是公私分明,亦即是將業務上的收入和開支,獨立分開處理,不要將私人和公司的收入和開支混合。因此,納稅人需要為業務開設獨立的銀行戶口,以處理公司業務,除了在年終時或特別情況下,平時盡可能不要在業務的銀行戶口內處理非業務性的交易,同時,亦不要在私人的銀行戶口內處理業務性的交易。倘若業務的銀行戶口的存款不足,你應該先由私人的銀行戶口提取款項,然後存到業務的銀行戶口內,然後再從業務的銀行戶口支付業務的開支,而不要直接由私人的銀行戶口支付業務開支。如果公私分明,現金及銀行帳目的可信性便會大大提高了,而由這些帳目編製的損益表便會容易被稅局接納,即使遇上了稅局抽查或調查,納稅人亦會容易準確地回答他們的查問,這樣,便會大大減少你的稅務煩惱了。

第二步要做的,就是開立一本現金及銀行帳簿(cash book)。所謂現金及銀行帳簿,就是將現金帳(cash account)和銀行帳(bank account)合併處理。現金及銀行帳簿的資料需要時刻不斷更新。依據複式記帳法,現金帳的借方(debit side)是紀錄收入的,而貸方(credit side)則是紀錄支出的。



常用的現金及銀行帳簿格式:
 

現 金 帳

 

借方(debit)

貨方(credit)

日期

摘要

支票號碼

頁數

現金

銀行

現金

銀行

Jan 1

結存

 

b/f

3,000

200,000

 

 

Jan 1

提取現金

7510

C

10,000

 

 

10,000

Jan 3

購貨

 

GL03

 

 

3,000

 

Jan 5

銷貨

 

GL02

2,000

 

 

 

Jan 10

文具

 

GL12

 

 

100

 

Jan 11

薪金

7511

GL13

 

 

 

500

Jan 12

供應商 A

7512

PL01

 

 

 

3,000

Jan 12

客戶 X

 

SL01

 

5,000

 

 

Jan 13

二手車

7513

GL20

 

 

 

30,000

Jan 18

汽車維修

7515

GL14

 

 

 

500

Jan 20

客戶 Y

 

SL02

 

8,000

 

 

Jan 21

供應商 B

7514

PL02

 

 

 

7,000

Jan 23

汽油費

 

GL15

 

 

300

 

Jan 24

郵費

 

GL16

 

 

100

 

Jan 24

客戶 Z

 

SL03

 

30,000

 

 

Jan 25

供應商 C

7516

PL03

 

 

 

10,000

Jan 31

結存

 

c/f

 

 

11,500

182,000

 

總額

 

 

15,000

243,000

15,000

243,000

註釋

  1. 日期:會計交易發生的日期。

  2. 摘要:解釋有關交易。

  3. 支票號碼:有關提款的支票號碼。

  4. 頁數:紀錄另一記帳戶(the account posted)的所在頁數(folio)。c/f (carried forward)表示有關交易的另一記帳戶是同一帳戶的下一頁,如果是同一頁,則用c/d (carried down)。b/f (brought forward)則表示有關交易的另一記帳戶是同一帳戶的上一頁,如果是同一頁,則用b/d (brought down)。

納稅人必須保留所有交易文件,以解釋及證明現金帳內的交易。如果納稅人將交易文件以電腦掃瞄(scan)檔案儲存,他可以不用保留交易文件的正本。但對中小型業務來說,用電腦掃瞄檔案來儲存文件,是會更加費錢和費力的。

即使納稅人經常理帳,但現金帳的結存和銀行月結單(bank statement)的結存,亦未必相同。原因通常有幾個:可能是發給供應商的支票未經提取(unpresented cheque),可能是銀行扣起的費用(bank charges)未入帳,可能是銀行退票(dishonoured cheque)...等。當納稅人收到銀行月結單時,應即時核對,以找出差異的原因,如果是收支未入帳,便應立即入帳,如果是發出的支票未經提取,便應記下有關支票,以便將來對數之用。這個理帳做法,在會計學上,叫做銀行對數(bank reconciliation) 。

在稅務上,銀行月結單是極之重要的文件,它可以證明帳目的完整性和準確性,因此,納稅人必須妥善保存所有銀行月結單至少七年。如果納稅人遺失了銀行月結單,而又不幸地給稅局抽查,那麼,他便需要向銀行索取了,而銀行通常會收取十分昂貴的費用呢!此外,由於納稅人未能及時提供銀行月結單,稅局或會不信任納稅人的會計紀錄,因而要求更多資料或作更深入的調查,那就不好了。



購貨的記帳方法

在稅務來說,購貨(purchases)記帳的基本原則,是能夠清楚解釋並證明損益表上的購貨支出,和資產負債表上的應付帳額(accounts payables)。另外,購貨記帳,亦要能夠清楚計算出期初存貨(opening stock),以及期末存貨(closing stock)的價值。在會計實務上,很多納稅人會先用購貨日記簿(purchases journal)去紀錄所有非即時付款的購貨(non-cash purchases),而即時付款的購貨(cash purchases),則會記錄在現金帳(cash book)內。



常用的購貨日記簿格式:

 購貨日記簿

日期

供應商

P.O. No.

頁數

金額

Jan 10

A Ltd.

3022

PL12

200,000

Jan 18

陳三記

2023

PL28

70,000

Jan 25

大福公司

3024

PL03

38,000

Jan 27

C & D 

3025

PL19

22,000

 

總額 轉入購貨帳

 

GL03

330,000

註釋

  1. 日期:交易發生的日期。

  2. 供應商:寫下供應商的名稱。

  3. P.O. No.:購貨訂單的號碼。

  4. 頁數:紀錄供應商帳戶(creditor account)的所在頁數,或購貨帳(purchases account)的所在頁數。這個紀錄在有關記帳時(account posting)完成後始會填寫。

  5. 金額:寫下有關購貨交易的總支出。

  6. 一般來說,總額轉入購貨帳(purchases account)會在每月結數時(month end closing)時做,而在年結(year end closing) 時,會將購貨帳(purchases account)的全年購貨總支出轉入損益表(profit and loss account)內。

納稅人必須保留所有單據,包括:購貨訂單、發票、付款收條等,以證明損益表內的全年購貨總支出。



應付帳册 purchases ledger

應付帳册就是將所有應付帳(accounts payable)放在一個帳册(ledger)之內。換句話說,應付帳册就是紀錄了每個供應商的購貨,退貨以及付款紀錄。每個供應商都會有一個獨立的帳戶,通常每個月尾會結數,以找出每個帳戶的結欠額(credit balance),如果是以電腦處理帳目,納稅人可以隨時知道有關結欠額。

常用的應付帳格式:

供應商 - A Ltd.

Date

摘要

頁數

借方Debit

貸方Credit

Jan 01

結欠

b/f

 

10,000

Jan 10

購貨

PJ01

 

200,000

Jan 18

銀行付票

CB01

3,000

 

Jan 31

結欠

c/f

207,000

 

 

 

 

210,000

210,000

 

存貨盤點及估值 stocktaking & stock valuation

存貨盤點(stocktaking)及存貨估值(stock valuation),會直接影響銷貨成本(cost of goods sold)以及銷貨毛利(gross profit)。原因是在會計期末(year end)時未經出售的存貨(closing stock),會從購貨支出(purchases)內扣除,以計算出有關會計年度的銷貨總成本,而銷貨毛利就是將銷貨總收入(sales)減去購貨支出(purchases)。舉例說:某公司在1月1日開業,在12月31日結帳,全年銷貨收入為$1,200,000,全年購貨支出為$1,000,000,而在12月31日仍有20%之全年購貨未出售,那麼,期末存貨為$1,000,000 * 20% = $200,000,全年的銷貨成本為$1,000,000 - $200,000 = $800,000,而全年的銷貨毛利則為$1,200,000 - $800,000 = $400,000。這個期末存貨會成為下個會計年度的期初存貨(opening stock),而加入下年度的銷貨成本之內,換言之,下年度的銷貨成本,就是:期初存貨 加 購貨支出 減 期末存貨。

有關存貨在捐益表的計算格式,請參閱本章前列的[常用的損益表格式]。

在會計學上,有關存貨的記帳方法如下:
第一步:將上年度的期末存貨從存貨帳戶(stock account)轉到損益表,亦即是Cr. 存貨帳戶Dr.損益表。
第二步:將今年度的期末存貨從損益表內的購貨支出扣除,而轉到存貨帳戶內,亦即是Cr.損益表(由購貨支出內扣除) Dr.存貨帳戶。
第三步:將今年度的期末存貨在資產負債表內列出。有關存貨在資產負債表內的格式,請參閱本章前列的 [常用的產負債表格式]。



常用的存貨帳格式:

存貨帳

日期

摘要

頁數

借方Debit

貸方Credit

Jan 01

結存

b/f

50,000

 

Dec 31

損益表(期初存貨)

GL90

 

 

50,000

Dec 31

損益表(期末存貨)

GL90

 

100,000

 

Dec 31

結存

c/f

 

100,000

 

 

 

150,000

150,000

因為存貨值會直接影響盈利的計算,所以稅局會經常查問納稅人如何計算存貨值。按稅局的規定,納稅人必須紀錄存貨盤點的資料,包括:點貨日期、貨物細節及數量、以及存貨值的計算方法,並保留有關紀錄至少七年。



銷貨的記帳方法

在稅務來說,銷貨(sales)記帳的基本原則,是能夠清楚解釋並證明損益表上的銷貨總收入(sales)和資產負債表上的應收帳總額(accounts receivables)。在會計實務上,很多納稅人會用銷貨日記簿(sales journal)去紀錄所有非即時收款的銷貨(non-cash sales),而即時付款的銷售(cash sales),則會記錄在現金帳(cash book)內。

 

常用的銷貨日記簿格式:

銷貨日記簿

日期

客戶

S.I. No.

頁數

金額

Jan 10

X Ltd.

712

SL12

300,000

Jan 18

Li & Co.

713

SL20

70,000

Jan 25

黃成記

714

SL31

30,000

Jan 27

B W & D 

715

SL17

430,000

 

總額 轉入銷貨帳

 

GL02

830,000

註釋

  1. 日期:交易發生的日期。

  2. 客戶:寫下客戶的名稱。

  3. S.I. No.:銷貨單的號碼。

  4. 頁數:紀錄客戶帳戶(debtor account)的所在頁數,或銷貨帳(sales account)的所在頁數。這個紀錄在有關記帳時(account posting)完成後始填寫。

  5. 金額:寫下有關銷貨交易的淨收入。

  6. 一般來說,總額轉入銷貨帳(sales account)會在每月結數時(month end closing)時做,而在年結(year end closing) 時,會將銷貨帳(sales account)的內全年銷貨總收入轉入損益表(profit and loss account)內。

納稅人必須保留所有銷貨單據,包括:訂單、發票、收據等,以證明損益表內的全年銷貨總收入。



應收帳册sales ledger

應收帳册就是將所有應收帳(accounts receivable)放在一個帳册(ledger)之內。換言之,應收帳册就是紀錄了每個客戶的購貨,退貨以及付款紀錄。每個客戶都會有一個獨立的帳戶,通常每個月尾會結數,以找出每個帳戶的結欠額(debit balance),但如果是以電腦處理帳目,納稅人則可以隨時知道有關結欠額。


常用的應付帳格式:

客戶 - X Ltd.

Date

Particulars

Folio No.

Debit

Credit

Jan 01

結餘

b/f

50,000

 

Jan 10

銷貨

SJ01

300,000

 

Jan 18

銀行收票

CB01

 

200,000

Jan 31

結餘

c/f

 

150,000

 

Total

 

350,000

350,000

 

員工薪酬 salaries and wages

很多時,一個業務經營者會是一個僱主。一個僱主有很多法律責任。以稅務角度來看,編製及保存良好員工紀錄,不單只是稅務法例及其他法例的規定,而且是會計結帳的必須步驟。

在稅務法例,僱主有以下的法律責任:

第52(2)條:每年為「可能繳稅僱員」向稅局報稅,可能繳稅的僱員是指那些入息超過「須繳稅入息」的僱員,即其入息總額超過基本免稅額的僱員,如果受僱期間不足一年,須繳稅入息應將免稅額按受僱日數佔全年日數比例計算,而報稅是指向稅局呈交「僱主為僱員填報薪酬表格IR56B」。稅局每年4月初會向所有商業登記註冊的業務經營者發出表格。

第52(4)條:僱主須為每名新聘的「可能繳稅僱員」時,須在聘任日起超三個月內,向稅局呈交表格IR56E。

第52(5)條:在終止聘任每名「可能繳稅僱員」時,須在結束聘任日前一個月,向稅局呈交表格IR56F。

第52(6)&(7)條:在終止聘任每名「可能繳稅僱員」時,如該名職員可能會長期離港,須在離港前一個月,向稅局呈交表格IR56G,同時,由通知日起,僱主不能向僱員發放任何工資,直至收到稅局書面通知,才可發放工資。惟這項規定,不適用於須經常離港的僱員。

稅局會不時抽查納稅人的員工薪酬紀錄,並會要求納稅人提供以下資料:

1. 僱員的姓名,地址,身份證號碼
2. 僱員的職位及職務
3. 受僱期間
4. 僱傭合約、職位申請表格、應聘信...等文件副本
5. 工資發放日期及金額
6. 工資性質及計算單據
7. 支付工資及員工簽收紀錄

如果稅局對納稅人呈報的員工酬金懷疑,稅局會派稅務督察(tax inspector)到納稅人的營業地點,審查員工紀錄。倘若納稅人的員工紀錄不全,稅局可能會拒絕員工薪酬扣稅。倘若稅局認為納稅人填報的員工紀錄、薪酬或工作是虛構的,稅局可能會以刑事罪名檢控納稅人,而一經定罪,可被重罰,甚至入獄。

員工薪酬的會計記帳方法,會因應不同行業及規模,而有所改變,但一般來說,納稅人須為所有員工薪酬開設一個帳戶,名為:薪金及工資帳(Salaries and wages account),以紀錄所有薪金及工資的支出。以複式記帳來說,支付薪酬的入帳法為:Dr. 薪金及工資帳Salaries and wages account Cr. 銀行或現金帳Bank or Cash account。到了年終結帳,就將薪金及工資帳內的總支出,轉到損益表內的員工薪酬支出。

 

外判支出 payment of subcontractor fee

稅局要求每名納稅人,須為「外判」支出報稅。所謂外判支出,就是支付非僱員人士之工作酬金。而報稅,是指納稅人每年須向稅局呈報「支付薪酬給僱員以外人士表格IR56M」,稅局要求納稅人,須就支付每名非僱員人士超過二十五萬元的酬金報稅,倘若納稅人沒有履行該項責任,稅局可能會不予外判支出扣稅。報稅所需資料包括:收款人姓名、地址、商業登記號碼或身份證號碼、工作性質及期間。此外,稅局亦會不時要求納稅人提供工作合約副本,及有關付款紀錄。

外判支出記帳方法:一般來說,納稅人須為外判支出開設一個帳戶,名為:外判支出帳(Subcontractor fee account),以紀錄所有外判支出。以複式記帳來說,支付外判支出入帳法為:Dr. 外判支出帳Subcontractor fee account Cr. 銀行或現金帳Bank or Cash account。到了年終結帳,就將外判支出帳內的總支出,轉到損益表內的外判支出項目。



佣金支出 payment of commission

稅局要求每名業務經營者,在填報利得稅表時,須為佣金支出提供詳細資料,包括:收款人姓名、地址、商業登記號碼或身份證號碼、工作性質及期間。此外,稅局亦會不時抽查有關檔案,要求納稅人提供合約副本,及有關付款紀錄。如果納稅人不能提供所需資料,稅局可能會不予佣金支出扣稅。

佣金支出記帳方法:一般來說,納稅人須為佣金支出開設一個帳戶,名為:佣金支出帳(commission account),以紀錄所有佣金支出。以複式記帳來說,支付佣金的入帳法為:Dr. 佣金支出帳commission account Cr. 銀行或現金帳Bank or Cash account。到了年終結帳,就將佣金支出帳內的總支出,轉到損益表內的佣金支出項目。



呆壞帳bad debts與呆壞帳撥備provision for bad debts

一般來說,所有與業務有關的呆壞帳都可以扣稅,而那些因應很久未能付帳而作出的特定呆壞帳撥備(specific provision for bad debts)也可扣稅。

在稅務上,所謂特定呆壞帳撥備,是指那些可以清楚確定身份的呆壞帳,而一般根據納稅人個往經驗而作出的呆壞帳撥備(general provision for bad debts),由於這些支出的法律責任沒未出現(legal liability not yet incurred),所以不能扣稅。

為了確定呆壞帳已為賺取應課稅利潤而招致(incurred),稅局可能會要求納稅人提供以下資料:

1. 有關客戶的名字及地址
2. 引致欠帳的交易詳情
3. 有關交易的日期
4. 有關交易的收入曾否計入應課稅收入之內
5. 納稅人曾否追收欠帳及有關證明

呆壞帳記帳方法:Dr. 呆壞帳bad debts account Cr. 有關客戶的帳戶debtor account。到了年終結帳,就將呆壞帳內的總數,轉到損益表內的呆壞帳項目。

呆壞帳撥備記帳方法:Dr.損益表(呆壞帳撥備) Cr. 呆壞帳撥備bad debts account --- 撥備會根據資料及經驗來決定。到了下一年,有關撥備會撥回捐益內,對銷下一年的呆壞帳,另外,亦會為該年度(即一年)從新根據當時的資料及經驗來重新撥備。



購買傢俱、儀器、機械 Purchase of furniture, equipment, machinery

在稅務上,傢俱、儀器、機械、汽車、冷氣機...等都屬於裝置及機械(plant and machinery) ,都可以獲得期初及期末免稅額。有關如何計算期初及期末免稅額,請參閱本書第三章[利得稅貼士] 。而在會計學上,上述資產都屬於固定資產,因而需要為它們開設獨立的帳戶。

為了方便申請免稅額,納稅人最好編製一本[固定資產册],紀錄購置及出售的資料,此外,納稅人亦須保留所有購置及出售的單據,以備稅局查閱。

常用的固定資產册格式:

資產摘要

 

購買日期

金額

售出日期及金額

寫字

5-1-2007

5,000

 

沙發

5-1-2007

3,000

 

電腦

8-7-2007

25,000

 

汽車 HK2078

5-11-2007

80,000

 

固定資產記帳方法:Dr. 固定資產戶Fixed asset account Cr.有關的供應戶debtor account或者銀行現金帳Bank and Cash account。

在會計學上,每年需會為固定資產作出折舊撥備,一般來說,折舊撥備會用直線減值方法(straight line method):假設汽車的估計可用期為五年,那麼,每年的撥備就是20%了,以買入價$80,000計算,每年的撥備就是$16,000。折舊撥備的記帳方法是:Dr. 損益表Profit and Loss Account Cr. 折舊撥備帳Provision for depreciation account。在損益表內,折舊撥備是一項支出,而在資產負債表內,有關固定資產的帳面值,是買入價減去歷年來所作出的折舊撥備。

在計算應課稅利潤時,損益表內的折舊撥備會加回利潤內,然後,再減去稅務上的折舊免稅額,換句話說,即是以折舊免稅額取代會計學上的折舊撥備了。



沒有會計記帳,納稅人如何報稅?

雖說稅務法例規定納稅人必須保持業務紀錄,以清楚計算出應課稅利潤(assessable profit),但是,在現實,總會有些自僱人士(self-employed person),由於資源所限,沒有為他的業務建立一個會計記帳系統(accounting system)。

雖說違反保持業務紀錄規定,可招致最高罰款十萬元,但在實務上,基於自僱業務性質,加上營業額不高,與及利潤低微 --- 在個人入息課稅(personal assessment)內的稅款可能只是數千元 --- 在這些情況下,若納稅人不在報稅表內申報他的應課稅利潤,稅局一般只會向納稅人發出估稅(estimated assessment),來代替違反保持業務紀錄規定的檢控,因為法庭對營業不多的自僱人士罰款,一般也只是數百元。

稅局的估計利潤(estimated profit),很多時是以電腦根據以往紀錄而向上調整的約數,有時,亦會是評稅員的任意猜測。但這些估計利潤,很多時會高於納稅人的實際利潤。因此,與其給稅局任意估計,納稅人何不自己根據紀錄和經驗,去估算自己的收入和支出,然後編製損益表和資產負債表來報稅呢?

由於每個納稅人的業務性質和業務紀綠不同,所以,我以下建議的估算方法,只能用作一般參考。

在會計記帳系統內,一般是先編製損益表(profit and loss account),然後才做資產負債表(balance sheet)的。但在沒有會計記帳的情況下,納稅人最好先編製資產負債表,然後才做損益表。

要編製資產負債表,就要找出在年結日(accounting year end day)公司的所有資產(assets)和所有負債(liabilities)的款額。以自僱人士來說,公司的資產款額,一般是:銀行存款(bank accounts)、應收帳款(account receivables)、存貨(stock in trade)、和生財工具(fixed assets):如汽車、電腦、傢俱)。



各項資產的估算方法如下;

1. 銀行存款:根據銀行簿及月結單,找出年結日的結存額。
2. 應收帳款;根據銷貨紀錄,找出年結日欠帳的客戶及其款額。
3. 存貨;根據觀察及經驗,列出存貨種類、數量、及其款額。
4. 生財工具;根據觀察及單據,列出資產名稱及其款額。

公司的負債,主要是銀行貸款和應付貨款。前者可以根據銀行月結單,而後者,可以根據買貨紀錄,找出年結日尚欠的供應戶及其款額。

將資產總額(total assets)減去負債總額(total liabilities),就可以找出年結日的資金帳結餘額(capital account balance)。依照同樣方法,亦可以找出年初的資金帳結餘額。若年初的資料不足,可以用年結日的款額,然後根據經驗作調度的調整,以估計年初的款額。

然後,將結日的資金帳結餘額,減去年初的資金帳結餘額,再加上由業務花去的估計全年生活開支,那就是納稅人估計的業務純利(net profit)了。

然後,根據納稅人的經驗,估計年內的每項業務支出,然後,再將業務支出加上純利,就是公司的估計毛利(gross profit)了。

然後,根據納稅人的經驗,估算毛利率(gross profit margin);即是平均貨物的賣價減去平均成本價 / 平均貨物賣價。

然後,以估算毛利率計算全年的銷貨收入(sales),及全年銷貨成本(cost of goods sold)。而全年買貨支出(purchases),就是將全年銷貨成本,加上年結日存貨款額(closing stock),減去年初存貨款額(opening stock)。

這麼,納稅人就可以在沒有會計記帳的情況下,找出應課稅利潤,營業總額,並編製出損益表和資產負債表了。



會計貼士總結

總括來說,一個簡單的會計系統,就是包括了:現金簿Cash Book、購貨日記簿Purchases Journal、應付帳册Purchases Ledger、銷貨日記簿 Sales Journal、應收帳册Sales Ledger、總帳General Ledger(以紀錄及存放除購貨及銷貨外的所有帳戶)。

如果銷貨交易眾多,納稅人可以考慮購買坊間的電子會計系統軟件,來處理帳目。但納稅人除了要考慮軟件的價錢外,還需考慮電腦入帳所需要的時間和精力。而當營業額逐漸增加時,納稅人就必須考慮聘用會計員來處理日常帳目了。

無論納稅人是用什麼會計系統,他都必須保留交易的原始文件及單據(source documents),以備稅局查閱。

Accounting for small businesses

 

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