寫好英文商業信件 Better business writing

 

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本來,這篇談英文商業寫作的文章 ,是應該用英文寫的,因為既然文章談的是英文,那麼,理所當然的,文章最好是用英文。但我回心一想,坊間實在有很多教人寫英文的書,而且它們大 都是由以英語為母語的學者或權威編寫的,小弟何德何能,膽敢用英文談英文商業寫作,和他們爭長論短呢? 我當然有自知之明,獻醜,倒不如臧拙了!

 

不過,這麼多年來 ,我亦讀過一些關於英文寫作的書,亦寫過大量英文公文,對商業英文信件的寫作,亦有相當認識,我想,如果我用中文談英文公文寫作,亦可以濫竽充數的 --- 因為蜀中無大將,我這個廖化,亦可作先鋒吧! 況且,我想,那些以英語為母語的學者或權威,是不會用中文寫這種文章,而即使他們會寫中文,寫出來 的,亦未必比我好!  其實,說了這麼多,我寫這篇文章的最主要原因,還是為了替我的網站增值,吸引更多人到我這個網站,使我賣得更多CD Rom,而既然決定要寫,我就要盡力去寫,將我多年來的寫作經驗心得,全部寫出來,給大家參考。

 

我的寫作經驗,和其他學者權威所說的,其實是大同小異,並無什麼新意。事實上,英文寫作技巧,無論是誰人說的,都始終離不開我很久以前讀過的一本叫做 [Elements of style] 的書。各位朋友如有興趣於英文寫作,可到書店或圖書館,找這本書來看看。

 

要英文商業信件寫得好,我認為必須符合以下十個原則: (1) 多用主動式 (2) 直話直說 (3) 文句簡潔 (4) 用字精確 (5) 表現專業 (6) 文句連貫 (7) 幫助受信人解決問題 (8)多用談話句式 (9) 將受信人放在心中 (10) 真誠與溫情 

 

(1) 多用主動式 Use more active voice

 

一般來說,主動式令人感到發信人是正直和負責任的 ,而被動式則令人感到吞吞吐吐和不負責任的。前者的印象是正面的,會令對方對發信人增加信任,對生意和工作表現,當然會是有好處了,而後者是負面的,事實上,如果對方認為發信人吞吞吐吐 ,閃閃縮縮,談生意,自然就會諸多阻滯了。舉個簡單的例子,很多人喜歡在信中說Any inconvenience caused is regretted.,其實 ,這句話若改寫為I apologize for any inconvenience caused.,效果就會好得多了 ,因為前句沒有subject受信人就自然會問誰人在遺憾呢? 是否發信人叫受信人自己去遺憾呢? 另外 ,如果發信人想向受信人道歉,他應該直接說「apologize,而不是說「遺憾」這個曖昧的詞語的

 

(2) 直話直說 Be straightforward

 

開門見山 ,有一話一,有二話二,那就是直話直說了一般來說 ,直話直說,比轉彎抺角好,因為前者令人感到發信人是誠實的,而後者,則會令受信人感到發信人想隠瞞某些重要事實,而事實上,說話轉彎抺角 ,人家看了信件半天,仍不明白你要說什麼,那寫信的目的,肯定就是失敗了

 

(3) 文句簡潔 Be concise

 

簡單來說 ,如果十個字的句子,可以縮為五個字,而意思不變,那就用五個字好了。文字簡潔 ,清楚易讀; 文句冗長,意思不明。要書信寫得簡潔易讀,那就要每次寫完初稿後,都要重新修改,將多餘無用的字詞删去,或將句子或段落重寫,務求每句都是最短的 ,而意思,則是最清楚明確的。  

 

(4) 用字精確 Be precise

 

用字精確,說易行難。什麼是用字精確? 那就是用最貼切的文字,準確地表達發信人的意思。比方說,發信人想說: 他看見一些事情,在英語 ,要表達看見,其實是有很多不同的字彙的 ,如: see,watch,gaze,stare,behold,glance,look...等 ,而這些英文字的大概意思,雖然都是看東西,但在細節上,其實是有分別的。用字精確,就是選用最符合信人意思的文字。要這個技巧運用得好,我們平時就要多讀英文書刊,藉以不斷增加英文字彙 ,使到在寫作時,我們有更多字詞可供使用,而寫起信來,那就會得心應手了。

 

(5) 表現專業 Be professional

 

書信寫得幼稚,人家看扁你了; 而書信寫得專業,受信人對發信人的辦事能力,便會信心大增了。怎樣寫得專業呢? 這個,當然要靠長期的閱讀和寫作了,但如果你現在就要寫信 ,而立即就想有專業效果,那麼,你就要利用一些標準商業信件,然後按你的實際情況加以修改了。在本網站出售的CD Rom內,本人提供了大量的標準商業信件,給各位朋友參考使用,欲知詳情,可到 Model business letters

 

(6) 文句連貫 Be coherent
 

信中句子的意思,要上下連貫,互相呼應,這樣,信件讀起來,便會一氣呵成,具有說服力了。倘若信中句子不連貫,內容混亂,條理不明,那麼,發信人要表達的意思,便難於令受信人接受了。舉例說 ,發信人如想告訴受信人必須及早付清貨款,才會有折扣優惠,又想說,如果過期超過半年,就不單會中斷業務來往,而且會引致發信人以法律行動追討欠款,那麼,發信人在寫這封信時 ,便先要說明受信人的欠款詳情及拖欠時間,然後才禮貌地一一指出長期拖欠的後果,這樣寫來,意思連貫,因果分明,而受信人亦易於理解和接受了。

(7) 幫助受信人解決問題
Be helpful

如果發信人在信中老是批評受信人的不是,而又沒有提出解決問題的方法,那只會激怒受信人,將事情愈弄愈壞,有時更會引致雙方各走極端,做出對雙方都不利的事情。比方說,受信人拖欠貨款半年 ,那麼,發信人便應該想想,怎樣才可以盡早收到欠款呢,而不是寫封信,去謾罵受信人。因此,發信人便應在信中,盡力提出一些建議,如受信人分期攤還,兼付利息,又或者受信人以貨物先償還部份欠款 ,又或者受信人以貴重物業扺押,又或者發信人提供銀行借貸資料,而最後,發信人才禮貌地指出,若欠款最終不還,發信人是會採取法律行動的。這樣寫來,受信人便會感到發信人已盡力幫助他解決問題 ,那麼,即使最後發信人指出,以法律追討欠款,那亦算是情至義盡,無可厚非了。此外,我個人認為,在寫信時,發信人應多用正面的寫法,使受信人更易接受發信人的訊息,例如 ,如果發信人想約受信人會面商討問題,他不應該這樣寫:「If you don't call us before 10 April,our meeting will be cancelled」這句子,而應該將句子改寫為:「Please call us before 10 April to arrange a meeting.」,因為後句的寫法,比前句正面,因而與受信人會面的建議,就會更加容易落實了。

(8) 多用談話式
Keep it conversational

用談話式寫信,信件讀來,令人感到親切和舒服。因此,寫信時,可以多用「I」,「We」和「You」,尤其是更要多用「You」,因為這會令受信人感到你是在和他對話。以下是常用的對話句子:「Thank you for your support」,「I look forward to your reply」,「I hope you will agree to my proposal」,「Your payment within one month is very much appreciated」,「I shall be grateful if you will let me have a reply before 15 October」,「You are cordially invited」,「We look forward to your continuous patronage」,「You are selected because you are one of our best customers」...

(9) 將受信人放在心中
Bear the reader at heart

將受信人放在心中,就是多考慮受信人的處境,多用受信人的角度去看問題,和多想想受信人的感受,簡單來說,就是設身處地,多為受信人著想。

(10) 真誠與溫情
Show sincerity and empathy

這是最後的原則,亦是最重要的原則。待人真誠,自己開心,對方開心,何樂而不為呢?而人間有情,發信人在商業信件中加點溫情,令發信人自己感動,也令受信人感動,這對維繫雙方的長期關係 ,實在有極大幫助的。至於如何在商業信件中加添溫情,那就要多留意和多關心對方了,譬如,當對方生病時,信中就要顯示關心; 當對方有喜慶時,就要恭喜他; 若對方喜歡賽馬 ,不妨在信中閒聊賽事數句; 而對方若是老人家,那就要祝他健康快樂了...

以上十項原則,是我多年來的英文寫作心得,至於你能否將原則運用得好,那就請你參考本人編寫的 Model business letters 了。